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Le contrôle des charges locatives
Un mois avant la régularisation annuelle, le bailleur adresse au locataire un décompte par catégorie de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition des charges entre les locataires.
Si le logement est dans un immeuble en copropriété, le syndic doit tenir ces éléments à la disposition du copropriétaire-bailleur ; mais c’est au copropriétaire-bailleur de faire la distinction entre la part des charges de copropriété qui lui revient en propre et la part récupérable au titre des charges locatives.
Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires :
- les pièces justificatives des dépenses réelles (factures, contrats de fournitures et d’exploitation) ;
- la quantité consommée et le prix unitaire de chacune des catégories de charges pour le bâtiment ou l’ensemble de bâtiments concerné.
Les dépenses liées aux charges locatives sont importantes dans le budget. Les locataires doivent être très attentifs.
Il faut préciser qu’en cas de location nue, le locataire ne doit régler que ce qu’il consomme réellement en matière de charges. Toutefois, les charges réelles n’étant connues qu’a posteriori, les propriétaires ont l’habitude de faire payer une provision.
Le bailleur peut demander le paiement d’une provision sur charges s’il est en mesure de justifier sa demande et s’il procède à une régularisation annuelle des charges.
Concernant la justification du montant demandé, celui-ci doit être en rapport avec les charges réellement attendues. La demande peut s’appuyer sur les résultats des années passées ou sur le budget prévisionnel s’il s’agit par exemple d’une copropriété.
Elle doit avoir lieu une fois par an mais pas nécessairement à la date anniversaire du bail. Elle peut par exemple être faite au moment où le propriétaire reçoit l’état des charges réelles de la copropriété approuvé par l’assemblée générale de la copropriété.
Un mois avant la régularisation effective, le propriétaire doit envoyer à son locataire le décompte des charges par nature. Si le bien est en copropriété, la répartition suit celle du règlement de la copropriété. Dans le cas contraire, le bailleur doit adopter les clés de répartition les plus équitables possibles (par exemple pour le chauffage).
Bien entendu, seules les dépenses à la charge du locataire doivent être intégrées au décompte.
Si les charges réelles excèdent les provisions, le bailleur est en droit de réclamer la différence au locataire. Dans le cas contraire, il procède au remboursement du trop-perçu.
Les charges réelles peuvent permettre d’ajuster le niveau des provisions pour l’année suivante.
Il est également à noter que le propriétaire doit à mettre à disposition du locataire les pièces justificatives (comptes de la copropriété par exemple) pendant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte.
Depuis le 1er janvier 2015, le locataire peut demander l’envoi d’un récapitulatif par voie postale ou électronique.
Le locataire peut obtenir des délais de paiement lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant la fin de l’année qui suit la date d’exigibilité. Sur demande, le locataire peut alors payer la somme due par douzième.
La prescription est de 3 ans.
Lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges réelles est impossible tant que le propriétaire n’est pas en possession de son récapitulatif annuel. Afin de se couvrir, il peut donc retenir 20% du dépôt de garantie jusqu’à la dernière régularisation à effectuer.
Les charges et les réparations locatives constituent un poste important de dépenses pour les locataires. Le contrôle de charges locatives est assez complexe même si l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 (modifié par la loi ALUR du 24 mars 2014) précise les modalités.
Les charges locatives sont une source fréquente de litiges avec le non remboursement du dépôt de garantie en fin de location.
Une bonne connaissance des lois, de la réglementation en vigueur permet de mieux défendre ses droits de locataires.
Prenez contact avec la CSF pour une expertise de vos charges locatives Il est important de vérifier ce que demande le bailleur.